Data-analyse voor eigenaren, C-level- en operationele managers

1. Definieer je doelen:

Voordat je aan de slag gaat met Power BI, is het dus cruciaal om je doelen te identificeren. Denk vooraf goed na over welke aspecten van je bedrijf je wilt verbeteren, zoals (financiële) resultaten, kostenbeheersing, klanttevredenheid of operationele efficiëntie. We nemen je mee in een aantal voorbeelden.

Stel je wil kostenefficiëntie bereiken en je verdiept je wekelijks in de data om inzichtelijk te maken aan welke knoppen er gedraaid moet worden om dit doel te bereiken. Je genereert waardevolle inzichten en ziet verbeteringen op dit vlak, maar dit resulteert wel in een urenbesteding van gemiddeld 10 per week. Het zou veel makkelijker zijn als dit proces geautomatiseerd kan verlopen. Met de inzet van rapportages gebouwd in Power BI is het mogelijk om deze inzichten op ieder gewenst moment op te halen, wat resulteert in real-time inzicht en een tijdsbesparing van gemiddeld 10 uur per week. Het doel is hiermee heel tastbaar en concreet geworden, waardoor we gemakkelijk naar het doel toe kunnen werken.

Natuurlijk is het bereiken van kostenefficiëntie niet het enige doel dat er is, denk bijvoorbeeld ook aan het verkrijgen van inzicht in de beste product-markt combinaties. Hiermee weten jouw verkopers precies welke combinaties goed werken en hoe de verkoop verbeterd kan worden. Ook het verkrijgen van operationele inzichten, zoals bijvoorbeeld in het logistieke proces, kan tot verrassende resultaten leiden.

Kortom; zorg dat je je doel(en) helder voor ogen hebt en baken deze goed af. Op deze manier kunnen Power BI rapportages heel specifiek ingericht worden, waarmee je de resultaten die voor jou belangrijk zijn, exact inzichtelijk maakt.

2. Verzamel relevante gegevens:

Identificeer de relevante gegevensbronnen binnen je organisatie die nodig zijn om je doelen te bereiken. Dit kunnen gegevens zijn van interne systemen, zoals CRM, ERP of operationele databases. Daarnaast kun je externe gegevensbronnen raadplegen, zoals marktonderzoek, concurrentiegegevens of branche-informatie. Vervolgens ga je bepalen hoe je deze bronnen gaat extraheren, d.m.v. de juiste koppelingen/API’s, en laten samenkomen. Zorg er aanvullend voor dat de data in je verschillende systemen ook overeenkomen met elkaar. Klant X heeft bijvoorbeeld klantnummer 99 in systeem A, maar in systeem B heeft dezelfde klant nummer 1010. Het is van belang dat deze klant geïdentificeerd wordt als één en dezelfde klant.

3. Ontwerp een krachtig gegevensmodel:

Een goed gegevensmodel vormt de basis voor effectieve Power BI-rapporten. Denk na over de structuur van je gegevens en de relaties tussen tabellen. Identificeer belangrijke KPI’s en dimensies die nodig zijn om je doelen te meten. Een goed ontworpen gegevensmodel zorgt voor een nauwkeurige en betekenisvolle rapportage.

Het gegevensmodel bepaalt voor een groot deel de mogelijkheden met betrekking tot visualisatie en het tonen van de juiste KPI’s binnen een rapport en de performance. Een gegevensmodel dat niet goed in elkaar zit, betekent automatisch ook lange laadtijden. Wij raden aan om de data te structureren aan de hand van bijvoorbeeld het Stermodel, Snowflake of Data Vault. De afweging tussen deze modellen laat je afhangen van de performance en mogelijkheden aan de hand van wat je wil tonen in je rapportage.

4. Maak intuïtieve rapporten:

Rapporten moeten intuïtief en gemakkelijk te begrijpen zijn. Presenteer informatie op een visueel aantrekkelijke manier met behulp van grafieken, tabellen en andere visuals. Houd rekening met de specifieke behoeften en prioriteiten van je doelgroep. Denk hierbij aan kleurcoderingen, filters, slicers, maar probeer vooral niet een overload aan informatie te creëren. Te veel informatie kan ervoor zorgen dat de kern, ofwel de belangrijkste KPI’s, niet goed tot z’n recht komt. We kunnen ons voorstellen dat het aantrekkelijk is om een hele uitgebreide data set samen te stellen, maar zorg ervoor dat je je beperkt tot de voor jou belangrijkste inzichten.

5. Implementeer interactieve functies:

Power BI biedt verschillende interactieve functies die gebruikers in staat stellen om dieper in de gegevens te duiken en beter inzicht te verkrijgen. Voorbeelden van functies zijn: slicers, filters en drill-through. Deze functies bieden de mogelijkheid om de gegevens te verkennen op basis van jouw specifieke behoeften en vragen. Dus als je van bepaalde cijfers meer wilt weten, zoals de context of onderliggende verklaring, kunnen bovengenoemde functies je hiermee helpen.

6. Volg KPI’s en meet de voortgang:

Na het ontwikkelen en live zetten van de Power BI rapportage, ga je de opgestelde KPI’s volgen en anticiperen o.b.v. de resultaten. Bekijk periodiek of alle KPI’s nog steeds relevant zijn, of dat er nieuwe KPI’s zijn bijgekomen. Zeker bij een verandering in de strategie of het business model, is het herzien van de KPI’s essentieel. Pas waar nodig je rapportage aan.

7. Implementeer data gedreven besluitvorming:

Power BI stelt je in staat om data gedreven beslissingen te nemen op basis van actuele en betrouwbare gegevens. Gebruik de inzichten uit rapporten en dashboards om betere beslissingen te nemen die leiden tot positieve bedrijfsresultaten. Moedig C-level managers, operationele managers en eigenaren aan om de data te gebruiken als basis voor discussies en strategische keuzes. Maar bovenal; gebruik de resultaten uit het rapport in de communicatie met je collega’s. Op deze manier heb je een gesprek met elkaar dat gebaseerd is op de feiten, in plaats van gesprekken die gebaseerd zijn op het onderbuikgevoel.