Onze eigen portal voor rapportage en het vastleggen van gegevens. Die staat op jullie business datamodel, draait op jullie eigen infrastructuur en werkt naast Fabric, Databricks of Power BI. Wat het is, wanneer het past en wat het kost lees je hieronder.
De Customer Reporting Portal is een webomgeving die twee dingen doet. Die laat de cijfers zien en laat de mensen die de inhoud kennen zelf gegevens vastleggen: budgetten, tarieven, koppelingen, classificaties. Die twee zijn los te nemen. Je kunt de volledige portal afnemen, of alleen het invoergedeelte naast de rapportage die je al hebt.
Je logt in op een adres met jullie eigen naam erin, ziet jullie logo en jullie kleuren en opent hetzelfde scherm op je telefoon als achter je bureau.
De portal staat niet in de weg van wat er al is. Draaien jullie gegevens op Microsoft Fabric, op Databricks, in Azure of in een datawarehouse dat wij hebben neergezet, dan sluit de portal daarop aan. Die vervangt geen platform en vraagt niet om een verhuizing.
De portal draait bij verschillende klanten. Een autobedrijf volgt er verkoop, voorraad, stadagen en marge in. Een investeringsmaatschappij consolideert er haar deelnemingen in, met resultaat, balans en kasstroom, in het Engels. Elke omgeving ziet er anders uit, want de rapportages volgen het bedrijf en geen sjabloon.
Het snelst beoordeel je de portal door hem te zien. Op crp.demo.ambitionbi.eu staat een demo-omgeving met voorbeeldcijfers erin. Log in met demo / demo en kijk zelf rond, op je laptop en op je telefoon. Wil je hem liever met ons doornemen aan de hand van jullie eigen situatie, vraag dan een demo aan.
De portal rekent zelf niets uit en leest uit de bovenste laag van een business datamodel: de laag waarin vastligt wat omzet is, wanneer een order af is en welke twee klantnummers dezelfde klant zijn. Uit diezelfde laag komen ook de waarden waar je bij het vastleggen uit kiest, zodat wat iemand invult aansluit op wat er in het model bestaat.
Wat jullie zelf vastleggen wordt in de portal bewaard en komt bij de eerstvolgende verversing het datamodel binnen als bron, zoals een ERP of een CRM dat doet. Daarna loopt het door dezelfde lagen als alle andere gegevens en komt het in de rapportage terecht.
Die modellaag moet er dus zijn. Staat er al een datawarehouse, dan kijken we per onderdeel wat blijft staan en wat erbij moet. Meestal blijkt de definitielaag het stuk dat ontbreekt: een warehouse dat is opgezet zoals de systemen het opslaan kan jaren draaien en toch geen antwoord geven op de vraag wat omzet is. Wat er in jullie geval staat en wat er nodig is komt uit de Business Data Scan, met het bedrag erbij.
Waar dat model draait bepalen jullie. Microsoft Fabric, Databricks, Azure SQL of het datawarehouse dat wij neerzetten: de portal sluit erop aan.
Zit je al op Power BI, Fabric of Databricks, dan blijft de rapportage staan waar die staat. Wat ontbreekt is de plek waar mensen gegevens vastleggen die in geen enkel bronsysteem staan.
Een budget. Een verdeelsleutel. De koppeling van grootboekrekening naar rapportageregel. De classificatie die bepaalt onder welke kop een artikel valt. Power BI, Fabric en Databricks lezen gegevens; ze leggen zelf niets vast. Het antwoord binnen Microsoft is een aparte applicatie op Dataverse, met een eigen bouwtraject en eigen licenties ernaast.
Daarom staan die gegevens in de praktijk in Excel, gaan ze per mail rond en weet niemand zeker welke versie de laatste is. Hier komen ze in een scherm dat de afgesproken definities kent. Vandaar lopen ze als bron het datamodel in dat jullie rapportage al voedt.
Dit blijft een klein onderdeel. Het gaat om de handvol mensen die de gegevens bijhouden en niet om iedereen die de rapportage leest. Het vraagt wel dat de definitielaag eronder klopt. Is die er niet, dan is dat het eerste werk en staat het in de scan.
Wil je de rapportage zelf ook hier, dan zit alles wat hieronder staat in dezelfde omgeving, met per persoon geregeld wie wat mag zien en wijzigen. Redenen waarom klanten daarvoor kiezen:
Zit je op Microsoft Fabric met een capaciteit vanaf F64, dan hebben je lezers al geen aparte licentie meer nodig. Het kostenargument vervalt daarmee. Wat overblijft is de rest: het vastleggen, het beeld op elke telefoon en een omgeving onder jullie eigen naam. Wegen die niet op tegen de rapportage die je al hebt, doe het dan niet.
Heb je tien of twintig lezers die allemaal al een licentie hebben, dan is Power BI eenvoudiger en goedkoper. Dan is de portal het gesprek niet. Het invoergedeelte kan nog steeds zinvol zijn.
In Excel mag alles. Een categorie die er niet is, een tarief in de verkeerde kolom, een bestand van vorige maand: het blad accepteert het en zegt niets. Twee weken later klopt een rapportage niet en is iemand een middag bezig uit te zoeken waarom.
In het data management van deze portal werkt het zo:
De portal draait op jullie eigen infrastructuur. Op een server die van jullie is, of in jullie eigen cloudomgeving, bijvoorbeeld Azure. Nooit bij ons.
Daarmee zijn de vragen waar staat onze data, wat gebeurt er als de leverancier wegvalt en kunnen we hier ooit weg te beantwoorden uit de opzet zelf. De database staat bij jullie. Het beveiligingsbeleid van jullie IT geldt. Jullie eigen regeling voor het veiligstellen en terugzetten van gegevens dekt deze omgeving zoals hij de rest van jullie systemen dekt.
Dat het te verplaatsen is zit in de manier waarop het gebouwd is. In de code staan geen adressen, wachtwoorden of instellingen van een specifieke omgeving; die staan apart, per omgeving. Bij een verhuizing wordt het datawarehouse opnieuw opgebouwd uit de bronsystemen en daarna op aantallen en op bedragen naast de oude omgeving gelegd, zodat aantoonbaar is dat er hetzelfde uitkomt. De procedure daarvoor ligt vast en gaat mee.
Krijg je vanuit NIS2 of van je accountant vragen over leveranciers, dan is dit de eenvoudigste vorm om te beantwoorden: wij leveren de applicatie, jullie beheren de omgeving waar die op staat.
Naast inloggen kun je de portal alleen openstellen voor de netwerken die jullie kennen. Voor de rest van het internet is hij dan onzichtbaar.
Het traject kost hetzelfde. Een business datamodel met rapportage in deze portal is hetzelfde werk als een business datamodel met rapportage in Power BI en valt in dezelfde omvang. Wat een traject kost
Komt alleen het invoergedeelte naast een dataplatform dat er al staat, dan hangt het bedrag af van wat die omgeving al draagt. Sluit het datamodel aan, dan is het werk klein. Ontbreekt de definitielaag eronder, dan zit dat werk erbij. Wat het in jullie geval wordt staat aan het eind van de Business Data Scan.
De externe kosten verschillen wel. Bij Power BI betaal je gebruikerslicenties, op dit moment ongeveer €12 per gebruiker per maand bij Microsoft. Hier betaal je de server of de cloudomgeving waar het op draait. Die staat op jullie naam. Die kosten lopen niet op met het aantal lezers.
Kijk zelf rond op crp.demo.ambitionbi.eu met demo / demo, of vertel wie er mee moet kijken en waarop. Dan laten we de portal zien met cijfers erin die op die van jullie lijken.
Wij brengen de cijfers uit al jullie systemen samen in één datamodel. Zo klopt de rapportage en werkt iedereen met dezelfde cijfers.
