Cases
Lees hoe het er in de praktijk aan toegaat: de verhalen van onze klanten, van eerste gesprek tot cijfers waar iedereen op vertrouwt.
Optitrade Retailgroep, waar leveranciers, klanten en het bedrijf zelf naar dezelfde cijfers kijken
Optitrade Retailgroep werkt in de optiek- en audiciensbranche, in groothandel en retail. Aan de verkoopcijfers hangen drie soorten lezers: het bedrijf zelf, de aangesloten leveranciers en de klanten. Alle drie willen ze iets anders weten. Vroeger kreeg elke vraag zijn eigen rapportage. Nu komt alles uit hetzelfde model en ziet iedere lezer precies het deel dat hij nodig heeft.
Lees de hele case
Het knelpunt was niet het aantal rapportages. Het was dat elke rapportage zijn eigen definitie meebracht. Omzet, marge en aantallen werden per rapport opnieuw uitgerekend, dus het getal dat een leverancier zag hoefde niet gelijk te zijn aan het getal waar het bedrijf op stuurde. Zulke verschillen vallen meestal pas op als er een beslissing aan hangt.
Daarom ligt er nu een model onder alle verkoopreporting, waarin omzet, marge en aantallen zijn vastgelegd en verder nergens meer. Je kunt ze bekijken per artikelgroep, per private label, per klantgroep of vanuit welke andere hoek het bedrijf ook kijkt. Daarbovenop staan de rapportages per lezer, met toegang tot precies het deel dat hij nodig heeft. Het model haalt zijn gegevens uit een aantal systemen en wordt gebruikt door collega's op verschillende afdelingen en door vijf tot tien leveranciers en klanten van buiten.
Een leverancier en het bedrijf kijken daardoor naar hetzelfde cijfer, alleen naar een ander stuk ervan. En een nieuwe invalshoek is een vraag aan het model geworden, geen nieuw rapport met een nieuwe definitie.
Optitrade Retailgroep
“Joël van AmbitionBI heeft ons geholpen met de overstap van QlikView naar Power BI en daarbij met kennis en geduld onze rapportages voor intern en extern gebruik opgesteld. Makkelijk te bereiken, snelle acties en goed luisteren naar onze behoeftes zijn voor mij de kernwaarden van Joël.”
Pim Föster, Director Retail Consultancy & Optitrade
Perspectief Psychologenpraktijk, waar bij elk overleg de cijfers voor een besluit bij de hand zijn
Perspectief Psychologenpraktijk behandelt volwassenen en kinderen op vestigingen in Culemborg, Giessenburg, Gorinchem en Leerdam. Voor het managementoverleg was er een rapportageproces waar de back office periodiek tijd aan besteedde. Die cijfers komen nu automatisch samen in één rapportage, met de belangrijkste KPI's over meerdere assen naast elkaar en de cijfers erachter een klik verder.
Lees de hele case
De vraag van de financieel directeur was praktisch: geef de back office en HR operationeel inzicht, zonder dat zij daar elke periode zelf aan hoeven te bouwen. Waar een praktijk op stuurt is overzichtelijk: omzet, productiviteit en de inzet van behandelaren. Die cijfers stonden in het cliëntsysteem, het HR-systeem en een aantal lijsten met normen en budgetten. Het model brengt ze samen.
De praktijk heeft bovendien twee onderdelen die anders werken. De zorg voor volwassenen wordt vergoed door de zorgverzekeraar, die voor kind en jeugd door de gemeente. De praktijk kijkt er anders naar en rekent productiviteit anders uit. Die twee berekeningen hebben we samen met de praktijk uitgeschreven en vastgelegd, zodat het model ze zelf uitrekent en beide onderdelen elk op hun eigen manier in de rapportage staan.
Wat er nu ligt: de back office houdt de processen in de gaten en de stamgegevens schoon. De tijd die eerder naar het opstellen van rapportages ging, gaat nu naar sturing en de operatie. Het managementoverleg kijkt elke week naar dezelfde cijfers. De belangrijkste KPI's zijn te bekijken per vestiging, per onderdeel van de praktijk en per periode. Wie een getal ziet dat een vraag oproept, zoomt in op de cijfers erachter. Een nieuwe vraag is een klik in de rapportage geworden.
Perspectief Psychologenpraktijk
“De tijd die we voorheen besteedden aan het maken van rapportages, besteden we nu aan sturing en aan de operatie.”
Jan Glimmerveen, financieel directeur
Bedrijven waarvoor we werkten
In zorg, groothandel, maritiem, automotive, telecom, industrie, vastgoed en private equity. Sommige als traject, sommige als interim. Wat ze delen is niet de sector maar het moment: de cijfers stonden in te veel systemen om er nog een besluit op te durven nemen.
Herkenbaar?
Elk van deze verhalen begon met een telefoongesprek waarin iemand vertelde wat er niet klopte. Dat gesprek voeren we graag met jou ook.
