Eerst het model, dan de rapporten

Je herkent het aan de vergadering

Sales heeft een omzetcijfer en finance heeft er een. De eerste tien minuten gaan over welk getal klopt. Bij een kleiner bedrijf is het de projectleider die zegt dat een project winst maakt en de accountant die na het kwartaal zegt van niet.

Meestal is geen van beide een rekenfout. Sales telt op orderdatum, finance op factuurdatum. Het CRM heeft de klant twee keer, onder twee namen. De marge in het verkooprapport is zonder inkoopkorting, die in de maandafsluiting met. De maandafsluiting is het anker, maar er is nooit vastgelegd dat de rest van het bedrijf die definitie volgt. Dus heeft elk rapport het zelf besloten.

Dat is wat er ontbreekt: niet een beter rapport, maar een model eronder.

Wat een business datamodel is

Een business datamodel is een afspraak over betekenis, vastgelegd op een plek waar elk rapport hem leest. Zo'n afspraak is een regel die iemand zonder BI-achtergrond kan lezen. Voor een handelsbedrijf bijvoorbeeld: omzet telt op factuurdatum, creditnota's tellen negatief mee, in euro's zonder btw. Het totaal sluit aan op het grootboek. Een projectbedrijf heeft een andere regel, met onderhanden werk erin. Daarom staat de afspraak per bedrijf op papier, in de documentatie die je opgeleverd krijgt en in het model dat hem uitrekent.

Het model heeft vier lagen: Extractie, Data warehouse, Definities & KPI's en Reporting. De eerste laag haalt de data op uit elk systeem waar cijfers in staan. Het data warehouse is de plek waar die data samenkomt, gemodelleerd op hoe jullie bedrijf werkt. De derde laag is de afspraak: dezelfde klantenlijst, dezelfde artikelstam, één definitie per begrip, daar uitgerekend en verder nergens. De rapportage staat erbovenop en leest alleen nog.

Dat is het verschil met hoe het meestal gaat. In de meeste rapportages zit de definitie van omzet in een formule in het rapport. Die formule leest alleen degene die hem gebouwd heeft. Een tweede rapport krijgt een tweede formule. Wij zetten de afspraak eerst op papier, rekenen hem op een plek uit en laten de rapporten er alleen nog uit lezen. Wie de knoop doorhakt als sales en finance het niet eens zijn, spreken we in de eerste week af.

Wat het oplevert

Elk rapport geeft hetzelfde getal. De directie, de verkoopmanager en de controller kijken naar dezelfde omzet, omdat die maar op een plek wordt uitgerekend. De vergadering hierboven gaat weer over wat je met het getal doet.

Een nieuw systeem is een aansluiting, geen verbouwing. Komt er een webshop bij of wisselt het bedrijf van boekhoudpakket, dan sluit dat aan op het model. De definities en de rapporten blijven staan.

De cijfers bewegen niet meer na de maandafsluiting. Wat na het afsluiten van de maand vaststaat, blijft vaststaan. Een correctie die later in een bronsysteem wordt doorgevoerd, verandert de gesloten maand niet meer, dus de directie krijgt in april geen ander maartcijfer dan in maart.

Een nieuwe vraag is een vraag aan het model, geen nieuw rapport. Omzet per artikelgroep, marge per klantgroep, aantallen per vestiging: het model kent die begrippen al, dus een nieuwe invalshoek is een nieuwe rapportage op dezelfde definities, zonder nieuwe formule. Dat geldt ook voor lezers van buiten, een leverancier, een klant, een aandeelhouder: ieder krijgt precies zijn deel van hetzelfde getal. Hoe dat er in de praktijk uitziet, staat bij de cases.

Het is van jullie. Het model staat in jullie eigen omgeving, de definities zijn leesbaar vastgelegd en de documentatie is dezelfde die wij gebruiken bij het bouwen. Een andere partij kan het overnemen. Wat het precies is en wat je opgeleverd krijgt, staat bij Business Data Models & Reporting.

De afslag: een canoniek datamodel

Wat we hier bouwen heeft in de wereld van systeemkoppelingen een naam. Een canoniek datamodel is een standaardvorm van de begrippen waar een bedrijf mee werkt, waar elk systeem op aansluit. Canoniek betekent hier de standaardvorm: de vorm waarin het bedrijf zelf over klant, artikel en order praat, los van hoe het ERP of het CRM het opslaat.

Dat canonieke model is de kern van een business datamodel. Een nieuw systeem aansluiten is daardoor een toevoeging: het vertaalt een keer naar de standaardvorm en de rest blijft staan. Leg daarbovenop de definities en rekenregels vast en je hebt een rapportage die de hele organisatie hetzelfde inzicht geeft.

Het blijft alleen kloppen als iemand het bijhoudt

Een model is een afspraak op een moment. Het bedrijf loopt door. Er komt een veld bij in de boekhouding, een leverancier stuurt zijn bestand voortaan in een ander formaat, de directie besluit in het derde kwartaal dat projectmarge anders gerekend moet worden.

Als niemand daarnaar kijkt, gebeurt er iets stils. De nachtelijke verversing mislukt en de cijfers blijven van vorige week staan. Of het veld verandert en het getal verandert mee, zonder dat iemand het ziet. En zodra het model niet meer klopt, bouwt de eerste collega er een Excel naast, met een eigen definitie. Dan ben je terug bij vijftien vertalingen.

Daarom hoort er beheer bij. Dat is wat onze Managed BI Services zijn: wij zien een mislukte verversing voordat jullie hem missen, we zien een veld dat in het bronsysteem verandert. Wat stukgaat is binnen een werkdag opgelost door iemand die het model zelf gebouwd heeft. Het kost €150 tot €300 per maand, afhankelijk van de omvang van het model. Maandelijks opzegbaar. Een nieuwe definitie of een nieuwe bron is ontwikkelwerk en offreren we apart, zodat je vooraf weet wat er in het maandbedrag zit.

Wat het kost en waar je begint

Een business datamodel kost bij ons circa €3.935, €8.350 of €19.250, afhankelijk van het aantal systemen en de omvang van de rapportage. Welke van de drie het bij jullie wordt, staat aan het eind van de Business Data Scan: een week waarin we jullie systemen en definities in kaart brengen, die eindigt met een actieplan en een vast bedrag. Die week is van ons; van jullie vraagt hij een paar gesprekken.

Heb je al Power BI, dan begint de scan bij wat er staat: welke definities in de formules zitten en wie ze nog kan lezen. Het model komt eronder; wat bruikbaar is, blijft.

De eerste vraag in die week is hoeveel definities van omzet er bij jullie in omloop zijn. De scan kost €1.200 en het resultaat is van jullie, ook als er daarna niets volgt.